項目組在每學期開學前的統籌流程如下：
0 更新課程目錄 -> 1 項目組內部溝通 -> 2 傳達，溝通和反饋 -> 3 項目組與課程組溝通 -> 4 傳達，溝通和反饋 -> 5 確定最終計劃解釋如下：
-3周之前
0. 課程組完成更新百科中的課程簡介，以及陽光可以提供課程的目錄。因為基本都已經又了介紹，所以用舊的或者簡單更新一下就ok。關鍵是要放在百科讓人一下子就能找到。
-3周初
1. 項目組內部會議，確定項目負責人，目標等。
2. 項目負責人將課程簡介傳達給校方負責人，溝通，並收集反饋，且公示在陽光百科，備用。
-3周末
3. 項目組碰頭會，課程組負責人視情況參加，如能直接敲定授課組的負責人，直接更新到項目計劃表格中，備用。
-2周初
4. 二次與校方溝通，確定開設課程，需要徵集捐助的情況，敲定遺留問題。
-2周末
5. 敲定最終計劃。
召集捐助例如：
0. 舞蹈課沒有教室，但有空房間，可以幫助校方簡單裝修
1. 音樂課需要琴，可以召集捐助並以較低價格配備給學生
2. 計算機課需要更多電腦，可以召集電腦捐助
這些捐助應該盡量在開學之前到位。