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[俱乐部公告] 《LEAD阳光志愿者俱乐周末课堂活动应急预案》

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发表于 2013-8-26 14:10:19 | 显示全部楼层 |阅读模式
本帖最后由 jemmun 于 2013-8-26 14:17 编辑

此文档作为阳光项目负责人或者阳光志愿者活动中的主要负责人遇到此类事情后的参见文档。

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 楼主| 发表于 2013-8-26 14:10:54 | 显示全部楼层
1、活动取消应急预案
总结以前的情况,出现取消活动的情况主要有以下几种
1.1 天气原因
考虑到孩子以及志愿者的安全问题,如果出现大范围大强度的雨雪,或者温度骤降等等一些恶劣天气,项目负责人可以考虑取消本次活动。
1)        联系项目组组长,告知实际情况(项目组组长只有知情权,无否决权)。
2)        联系学校,充分告知实际情况,征求学校意见。(学校拥有知情权和否决权)。如果学校不同意停课,尊重学校建议。
3)        正式修改召集贴取消本次活动,并将修改后的召集贴在相关各组的群里发布。
4)        通知报名志愿者并告知原因,必要时采取短信形式,可要求志愿者接收回复。通知周末课堂孩子们,或让学校代为通知。(建议两者并用)
5)        关注QQ群以及相关帖子中志愿者的疑问。
1.2 学校要求停课(临时停课,参考天气原因)
这儿主要介绍中途的永久停课。出现这种情况,一般很难挽回,但是我们需要尽可能的了解到学校方面的考虑并试着做最后的努力。
与学校的合作,在合作过程中项目负责人应当全面了解可以影响到咱们项目进行的各种因素,其中包括:
1)        学校方面的需求:物资需求人员需求包括钱、物,这类需求可以公布在论坛或者收集汇总到项目组组长,或直接汇总给主席团。
2)学校方面的变化:本身运营变化,例如基本的电费水费、房租,甚至一些政策法规的影响。学校教员工资变化,人员变化,学生学费情况。
3)校园环境变化:校园、教室情况,每学期的招生情况,校园常驻人员变化。
4)学生因素:阳光周末课堂学生情况,学生情绪。非阳光课堂学生情况,可以侧面了解对阳光课堂的看法。家长对阳光课堂看法,可与接孩子家长稍微了解,或者电话中了解家长对周末课堂态度。
5)安全因素:校园内外环境变化的安全因素,水电火施工等等。学生活动安全因素。
如出现学校因为各类原因出现项目终止情况
项目负责人流程
1)项目负责人接到学校通知,保持理智,请使用温和语气详细询问停课原因。要记住一般出现这种情况我们很难再挽回,现在急需详细的了解事故原因以便跟志愿者解释。
如第一类型因素,请详细了解具体什么物资造成影响,钱需求多少等等
如第二类型因素,了解前后运营变化的具体比较数字,法规影响造成的前后对比
如第三类型因素,应该已经了解到教室是否满足,学生人数近几个学期的数量,教员近几个学期变动
如第四类型因素,把各个具体的看法了解到并分析具体原因,反馈学校,尝试解决
如第五类型因素,了解安全隐患原因,可尝试提供解决方案。
2)请电话告知项目组组长或者主席团成员以便获取建议,并希望项目组组长调配项目资源以便保障该项目组所属课程组课程安排。
3)综合建议以及了解情况通知本次报名活动的所有志愿者以及涉及的课程组组长并介绍相关原因(建议手机短信,保证及时通知到)
4)修改召集贴为活动取消并且标题高亮为红色,并在召集帖内介绍原因。
5)发布专帖(信息公布)解释详细原因并介绍自己处理的详细过程。
6)持续关注QQ群并及时回答志愿者提出的相关疑问。
项目组组长继续流程
7)联系课程组组长或涉及主讲询问是否需要其他项目点继续开课?
8)联系其他项目负责人告知需额外开设课程,希望其他项目负责人联系本项目点负责人询问开课可能性。
9)接受项目负责人以及课程组组长\主讲反馈,根据掌握信息安排配属课程组和项目组并与告知相关项目负责人以及组长。并让相关项目负责人修改召集帖,课程组组长告知相关志愿者,并到相关召集帖报名。
10)关注论坛以及QQ群解答志愿者疑问。
课程组流程(建议)
11)课程组接到相应通知后建议首先与主讲确认,并到相应QQ群和帖子中解答志愿者疑问。
12)与志愿者商讨继续在其他项目继续开课可能性,如需继续开课及时联系项目组组长,告知本学期开课计划由项目组组长联系其他项目负责人确认是否有项目点可以接收课程。
13)两手准备,如因为项目点无法开课,可联系使用外联渠道获取新项目点。
14)如地点变更导致的课程人员变化无法开课,建议强化团队建设为先。
 楼主| 发表于 2013-8-26 14:11:05 | 显示全部楼层
2、活动中因某些客观原因导致活动暂停
主要针对,例如活动中突然的天气变化,或者教具出现状况,或者临时停电之类,此类情况主要是项目负责人处理,但需要在总结贴中描述相关过程以及处理过程。
2.1 停电
1)        联系学校负责人,希望其帮助找寻原因,判断停电时间长度。
2)        联系各班课程负责人,告知停电,并告知判断停电时间长度,需要各班负责人根据实际情况安排相关内容,项目负责人要配合课程负责人。
3)        在本周项目总结中描述时间过程以及自己的处理流程。
4)        解答总结帖和QQ群中志愿者疑问。
课程组实施流程(建议)
5)        鉴于存在此类问题的学校,请根据项目负责人建议,准备好无设备预案。
6)        如因为此原因无法继续上本堂课程,建议主讲利用身边资源救场,或者找本项目组其他老志愿者救场。反馈给当值项目负责人,并提醒或随同项目负责人解释给学校负责人。
7)        总结中体现此类情况,应特别注明解决方法。
 楼主| 发表于 2013-8-26 14:11:20 | 显示全部楼层
3、应对媒体
对于媒体,阳光的原则是志愿者可以以个人的身份以个人的立场接受采访。
项目负责人应当征求老志愿者意见并作出判断。
1)        接受采访回答问题尽量不是以阳光志愿者的身份,可以是以活动参与者的身份接受采访。
2)        采访后应当关注事件后续,如有误解解读出现应及时回答志愿者疑问。
 楼主| 发表于 2013-8-26 14:11:32 | 显示全部楼层
4、与其他公益组织
4.1 同类型组织
阳光活动经常会碰到同类型的社团和组织一同开展活动的情况
1)        项目负责人可通过学校负责人大体了解该组织的活动内容,活动时间,以及对方主要负责人。
2)        项目负责人应当告知课程组志愿者,并告知会及时通报最新的信息。
3)        应当尝试接触对方负责人,了解对方详细活动内容,活动时间,孩子数量等等常规内容,适当了解对方组织形式以及活动背景,可分析潜在合作或者可能出现冲突的因素。通报给课程志愿者。
4)        保证阳光课堂不被对方影响。
5)        把最新了解信息(对方信息,处理结果)及时通报给相关志愿者
6)        总结贴内体现相应内容,并体现处理流程以及方式。
7)        解答志愿者疑问。
4.2 非同类组织
阳光活动中同样会遇到不同类型的公益团体或者团体做公益的情况,处理这类事情要尽量仔细,因为跟咱们的目的不同内容不同方式不同理念方面也会存在不同。
1)        项目负责人发现此类情况后,一定要及时到学校负责人处了解相关的情况(什么团体?做什么内容?什么形式开展?需要学校做什么?什么流程?什么时间结束?对方负责人是谁?)并及时通报给志愿者,安抚志愿者准时上课,后续工作会跟志愿者继续沟通。
2)        接触对方负责人(可经由学校介绍),详细了解对方活动各项情况,并告知LEAD的存在,告知其咱们活动的各项详细情况。(保持包容心态)
3)        了解对方活动中是否可能出现涉及到咱们课堂的环节。如无此环节项目负责人可获取对方允许后密切关注活动进程,避免出现误会。
若有涉及阳光课堂环节,若是跟学校密切相关,没有其他替代方案,可跟主讲沟通后在此类环节配合其工作。如非密切相关则坚持周末课堂不被打扰。     优先级:孩子安全〉学校紧急需求〉周末课堂〉学校非紧急需求
4)        在此环节中必须事先跟对方负责人人说明阳光课堂的性质,并提供一些建设性建议,孩子的安全第一位。
影响安全因素:过大运动量;存在危险动作;进入非安全环境;超过阳光课堂下课时间20分钟以上;
建议内容:物资鼓励的问题(劳有所获);安全问题;对孩子们的交流方式;
5)        此环节中项目负责人应当全程陪同,及时跟相关志愿者沟通以及监督对方,以免中间环节误会产生。注意安抚志愿者,如有需求可求助老志愿者或者学校负责人帮忙解释。
6)        完成后及时恢复课堂秩序。
7)        课后及时通报志愿者相关处理情况。
8)        总结帖中体现时间,并详细体现处理过程以及传达结果。
9)        关注QQ群以及总结贴解释志愿者疑问。
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